Bộ tài liệu quản trị hành chính văn phòng

Nội dung bài viết

Bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình gọi là quản trị hành chính văn phòng.

Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả.

Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.

Cấp quản trị nào cũng cần phải lên lịch thời biểu công tác, thời biểu dự án, cần phải quản trị thông tin, quản trị hồ sơ, cần phải hoạch định tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị và các chuyến đi công tác; đều phải viết báo cáo tường trình, thư từ liên lạc; đều phải tiếp khách, gọi điện thoại; đều phải sắp xếp chỗ làm việc theo luồng công việc…Tất cả các hoạt động hành chính văn phòng nêu trên đều được quản trị bằng các hệ thống và thủ tục theo tiêu chuẩn quốc tế.

Quản trị hành chính văn phòng ngày nay trở thành một ngành học lớn trên thế giới. Các nước phát triển đều có các Hiệp hội quản trị hành chính. Ví dụ ở Mỹ có: Hiệp hội quản trị hành chánh quốc gia NOMA (The National Office Managent Association), Hiệp hội nghiên cứu các hệ thống và thủ tục SPA (Systems and Procedures Association)…

Công việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” cho rằng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm của một nhân viên hành chính khá đa dạng và bao quát. Không ngoa khi ví nhân viên hành chính như người “bảo mẫu” của cả công ty, bởi chỉ cần một ngày thiếu vắng người mẹ này thì y như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay.

Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:

1. Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

2. Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…

3. Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.

4. Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.

5. Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.

6. Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.

7. Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty.

Một số quy trình quản trị hành chính văn phòng cơ bản như sau:

1 Quy trinh quan ly thu vien

2 Quy trinh sua chua

3 Quy trinh bao hanh, bao tri

4 Quy đinh to chuc va quan ly cuoc hop

5 Quy dinh quan ly con dau

6 Quy dinh tiep khach

7 Quy dinh quan ly van ban den, di

8 Quy dịnh quan ly van phong pham

9 Quy dinh che do cong tac phi

10 Quy dinh quan ly va su dung xe o to

11 Quy dinh quan ly ho so