Hệ thống mô tả công việc chi tiết các vị trí

Trong quản lý nhân sự, cần phân biệt giữa “chức danh công việc” (hay “vị trí”) và “cá nhân” đảm nhận chức danh công việc. Cần lưu ý là mô tả công việc mô tả mục đích, chức năng, nhiệm vụ của "vị trí" - ví dụ Trưởng phòng Kinh doanh trong doanh nghiệp.

Vậy:

• Bản mô tả công việc là gì?
• Cấu trúc của một bản mô tả công việc tốt?
• Các bước xây dựng mô tả công việc?
• Vai trò của mô tả công việc là gì?
• Thế nào là một bản mô tả công việc tốt?

Nếu bạn đang tìm hiểu về mô tả công việc và cần viết bản mô tả công việc cho công ty hoặc phòng, ban của bạn, đây chính là bài viết bạn cần đọc.

Bản mô tả công việc là gì?

• Bản mô tả công việc là văn bản mô tả mục đích, chức năng, nhiệm vụ của một vị trí cũng như những yêu cầu năng lực và yêu cầu khác đối với vị trí đó.
• Mô tả công việc là tài liệu thiết kế cho chuẩn vị trí, không phải là tài liệu được thiết kế theo từng cá nhân.
• JD không phải là một “siêu tài liệu” chứa đựng mọi thông tin về công việc, quy trình, hướng dẫn, kết quả đánh giá, phương thức đánh giá, lưu ý cho người làm công việc v.v.

Nhiều doanh nghiệp hoặc phòng nhân sự khi xây dựng bản mô tả công việc của vị trí vẫn nhầm lẫn với bản phân công nhiệm vụ của một cá nhân cụ thể. Khi thiết kế JD vẫn nhìn vào công việc hiện tại nhân viên đang thực hiện, năng lực, trình độ, “sở trường, sở đoản” của nhân viên để thiết kế kiểu “đo ni đóng giày” cho cá nhân đó và đưa lên thành mẫu mô tả công việc cho vị trí. Vì vậy, khi nhân viên thuyên chuyển/nghỉ việc, một người mới thay thế, doanh nghiệp lại điều chỉnh lại JD của vị trí đó cho phù hợp với một người mới mà không có những yêu cầu công việc hay trình độ…chuẩn.

Cấu trúc của một mô tả công việc tốt

Bản mô tả công việc tốt cần bao gồm các thành phần chủ yếu sau:

• Tên vị trí công việc
• Các thông tin sơ bộ khác về công việc
• Mục đích công việc
• Nhiệm vụ, chức năng
• Tần suất thực hiện nhiệm vụ, chức năng
• Yêu cầu kết quả đầu ra mang tính định tính tương ứng với nhiệm vụ, chức năng
• Yêu cầu trình độ năng lực để hoàn thành công việc
• Quyền hạn (tài chính, nhân sự, đại diện)
• Điều kiện môi trường công việc
• Mối quan hệ với các công việc khác

Các bước xây dựng mô tả công việc

• Thiết kế chuỗi giá trị để xác định các chức năng cần thiết cho doanh nghiệp tương ứng với ngành nghề và mô hình kinh doanh
• Thiết kế cơ cấu tổ chức công ty và bộ phận
• Phân bổ chức năng công ty cho các bộ phận
• Phân bổ chức năng bộ phận cho các vị trí
• Chuẩn hóa/thiết kế mô tả công việc

Mặc dù viết mô tả công việc là một hoạt động mang tính thủ công, vẫn có những giải pháp giúp làm mô tả công việc tự động hoặc ít nhất, bán tự động.

Vai trò của mô tả công việc (JD)

Vai trò đối với quản lý

• JD là cơ sở để xác định các yêu cầu cho tuyển dụng phù hợp, sàng lọc ban đầu đối với các ứng viên
• Giúp nhà quản lý hình dung được rõ nét về nhân viên phù hợp với vị trí
• Giúp nhà quản lý phân công công việc cho nhân viên một cách khoa học, không chồng chéo
• Là nên tảng để đánh giá giá trị công việc của vị trí, phục vụ cho công tác xây dựng hệ thống thang bảng lương
• Là nền tảng để xây dựng, phân bổ các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả thực hiện công việc cho vị trí (xác định KRI)
• Thông tin yêu cầu về năng lực trong mô tả công việc phục vụ cho công tác đánh giá năng lực của nhân viên
• Thông tin yêu cầu về năng lực, trình độ trên mô tả công việc là một trong những cơ sở để xác định nội dung đào tạo và phát triển nhân viên

Vai trò đối với nhân viên (người giữ vị trí)

• Giúp nhân viên có cái nhìn rõ nét nhất về chức năng, nhiệm vụ đảm nhận và tầm quan trọng của vị trí
• Nắm rõ yêu cầu của doanh nghiệp về trình độ, yêu cầu năng lực và yêu cầu kết quả công việc
• JD có mục tiêu rõ ràng để phấn đấu, cố gắng đạt được các yêu cầu cho vị trí

Thế nào là một bản mô tả công việc tốt?

• Sắp xếp các nhiệm vụ và trách nhiệm theo đúng trình tự thực hiện. Hãy bắt đầu bằng nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian nhất hoặc mang tính trách nhiệm lớn nhất
• Sử dụng cách diễn đạt “các nhiệm vụ cơ bản” ở đầu và kết thúc với câu “thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu”. Đừng cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ
• Thể hiện các nhiệm vụ riêng biệt một cách rõ ràng và ngắn gọn. Không sử dụng ngôn ngữ chuyên môn, và đưa vào các ví dụ cụ thể về nhiệm vụ bất cứ lúc nào có thể
• Đề cập đến các chức danh và vị trí hơn là những người cụ thể
• Sử dụng các động từ hành động. Nhấn mạnh những gì mà người đảm nhận công việc cần phải làm mà không giải thích qui trình cần được áp dụng
• Đơn giản và ngắn gọn, dễ nhớ đối với người thực hiện. Không nên viết JD quá rườm rà. Sự dài dòng của JD không làm tăng tầm quan trọng của công việc

Mô tả công việc vô cùng quan trọng, là nền tảng cho các nghiệp vụ nhân sự. Chúc các bạn xây dựng được bản mô tả công việc khoa học và phù hợp.

Để lại Email để nhận bộ tài liệu hệ thống mô tả công việc chi tiết các vị trí tại đây! https://sikido.vn/lien-he

SIKIDO chúc các anh chị CEO có phương pháp QUẢN TRỊ doanh nghiệp THÀNH CÔNG!