Tài liệu BSC Mua hàng

Chỉ tiêu đầu tiên của Mua hàng là Đúng thời gian (On time), và cũng là chỉ tiêu cơ bản nhất.

Phòng Mua hàng cần trao đổi và thống nhất với các phòng ban liên quan một “Lead time” chuẩn, bao gồm thời gian để hoàn tất quy trình mua hàng và thời gian giao hàng tham khảo của Nhà cung cấp. Nếu có được leadtime cho từng mặt hàng thì quá tốt, nhưng rất khó, nên có thể nhóm lại theo những nhóm nhỏ, ngành hàng nhỏ. Leadtime này không được quá dài, vì quá dài thể hiện phòng Mua hàng làm việc không hiệu quả, cũng không được quá ngắn, vì phòng Mua hàng sẽ không đáp ứng được. Sau khi thống nhất rồi, thì cứ thế mà làm. Yêu cầu được gửi lên, thì đúng khoảng thời gian chuẩn đó sẽ nhận được hàng. Nếu Phòng mua hàng làm trễ hơn thời gian này, thì bị rớt KPIs. Việc này giúp Người sử dụng phải có kế hoạch tốt hơn, không thể hôm nay muốn ngày mai có hàng được. Những điểm này cần được thể hiện, thống nhất và phê duyệt chính thức theo SOP, và cứ theo đó mà làm.

Chỉ tiêu thứ hai của Mua hàng là Chất lượng (Quality).

Việc đo lường chất lượng cũng như ở trên, bằng số lượng hàng đạt chuẩn trên tổng số lượng giao dịch. Chỉ tiêu này sẽ tùy mặt hàng mà có những mục tiêu khác nhau. Nếu nhà cung cấp nào áp dụng Six Sigma, thì chỉ tiêu là không quá 3,4 đơn vị hàng lỗi trên một triệu đơn vị sản xuất. Nếu là dịch vụ, thì căn cứ theo Cam kết chất lượng dịch vụ (Service Level Agreement) tùy theo loại hình dịch vụ đó là gì.

1. Đánh giá chất lượng Nhà cung cấp đầu vào (Supplier Appraisal/Qualification/Credential Process).

2. Yêu cầu chi tiết về tiêu chuẩn kỹ thuật (Specification), nội dung Công việc (SoW)

3. Kiểm tra chất lượng đầu vào trước khi nhận hàng

Chỉ tiêu thứ ba của Mua hàng là Chi phí (Cost), đây là chỉ tiêu QUAN TRỌNG NHẤT.

Chỉ tiêu Tiệt kiệm chi phí, tương đương với định nghĩa “Cost saving/Cost Reduction”, là “nỗ lực để giảm CHI PHÍ cho một sản phẩm hay dịch vụ nào đó, thông qua việc chọn nguồn, dịch vụ, quy trình, nguyên vật liệu thay thế…” (CPSM) và được tính bằng cách so sánh Chi phí của năm nay so với năm trước của cùng một sản phẩm, nói nôm na là Mua năm nay rẻ hơn năm ngoái. Vì vật giá năm nào cũng tăng, mà lại yêu cầu mua rẻ hơn, do đó đây là một trong những yêu cầu “xương” nhất đối với nghề mua hàng, và cũng vì vậy, có những Công ty không áp dụng Chỉ tiêu này. Khoản tiết kiệm này là đo đếm được, thể hiện được trên Báo cáo lỗ lãi, vì vậy cũng được gọi là “Hard cost saving”.

Chỉ tiêu thứ tư của Mua hàng là Độ hài lòng của khách hàng (nội bộ)

Phòng mua hàng phục vụ nhu cầu của các khách hàng nội bộ, do đó có thể khảo sát độ hài lòng của các khách hàng này bằng các chỉ tiêu về sự hợp tác, hỗ trợ, chất lượng dịch vụ… Khảo sát này có thể làm định kỳ hàng năm hoặc ngắn hơn. Vì đây là khảo sát định tính, nên rất dễ xảy ra việc người đánh giá chỉ nhớ những sự kiện gần đây, hoặc nhớ những điều không tốt, còn việc Phòng mua hàng làm tốt thì… quên hết. Do đó, nhiệm vụ của nhân viên mua hàng là phải làm sao cho các khách hàng của mình có đánh giá một cách toàn diện, dựa trên những thỏa thuận rõ ràng giữa 02 bên. Chỉ tiêu thứ năm của Mua hàng là Độ Tuân thủ. Tuân thủ quy trình mua hàng, chính sách mua hàng của Công ty… Như đã nói ở các bài trước, Tuân thủ là ưu tiên hàng đầu của nhân viên mua hàng.

==>> Dowload và tham khảo nhiều hơn BSC Mua hàng tại đây: 7-bsc-mua-hang 

==>> Liên hệ SIKIDO 028.6294.1556 hoặc để lại Email https://sikido.vn/lien-he để nhận thêm các thông tin, kinh nghiệm hữu ích khác về marketing, chiến lược, quản trị doanh nghiệp! 

Lưu ý đây chỉ là 1 số quy trình mẫu, các anh chị CEO có thể thay đổi để phù hợp với quy mô, nội lực của doanh nghiệp hiện tại.

SIKIDO chúc các anh chị CEO có phương pháp QUẢN TRỊ doanh nghiệp THÀNH CÔNG!