Đây là thời điểm mà nhiều doanh nghiệp ước "Giá như mình đã chuyển đổi online sớm hơn"

Là một người từng làm việc lâu năm trong lĩnh vực công nghệ phần mềm (software engineering), bắt đầu từ nhiều năm trước tôi đã nhận ra một sự thật không mấy dễ chịu đó là: ngay cả với những công ty quốc tế lớn, chuyển đổi online cũng là một công việc hoàn toàn dễ dàng. Gần như trong mọi trường hợp, các ý tưởng chuyển đổi từ môi trường làm việc giấy tờ hoặc qua mail/Excel lên trên hệ thống online (từ máy chủ công ty hoặc trên đám mây Amazon/Microsoft) sẽ luôn gặp một vài vấn đề điển hình.

Đầu tiên là vấn đề chi phí. Một hệ thống quản trị doanh nghiệp có quy mô chuyên nghiệp sẽ không bao giờ có dịch vụ giá rẻ, và nếu các nhà quản lý đứng đầu không thực sự hình dung ra được toàn bộ những lợi ích mà công cụ chuyển đổi online mang đến, họ sẽ ngay lập tức đưa tay từ chối. "Tiết kiệm nhiều thời gian", "tăng khả năng để truy soát thông tin", "tạo nhiều cơ hội cải thiện quy trình", "giảm thiểu rủi ro"… đều là những cụm từ hết sức xa vời, còn những con số hàng chục nghìn đô thì luôn hiển hiện rõ ràng ở trước mắt.

Tiếp theo đó là những vấn đề phát sinh khi chuyển đổi. Một công ty vốn chỉ hoạt động trên giấy tờ, đến khi đưa hệ thống mới vào sẽ phải số hóa các dữ liệu trước giờ sẵn có. Người dùng cuối cùng phải bỏ thời gian ra để tìm tòi học hỏi, gây ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất công việc hàng ngày của họ. Với họ, hệ thống mới bỗng dưng trở thành một thứ công việc phụ mà họ không hề mong muốn. Họ mang suy nghĩ ấy mãi đến tận khi nhận được mail khuyến khích chuyển đổi, và rồi lờ nó đi.

Điều cuối cùng và đáng lo ngại nhất là cung cách làm việc. Con người luôn sợ phải thay đổi, và đi kèm cùng với những công cụ mới (những hệ thống mới) luôn là những thay đổi trong cung cách làm việc của từng người. Tôi đã từng gặp những tình huống hết sức trớ trêu rằng, hệ thống sau khi thực thi xong lại chẳng có ai sử dụng. Có người nói cảm thấy dùng công cụ không được chính thống như đi lấy chữ ký của sếp. Có người ngại nhập số liệu vào form vì lý do đã quen với việc sử dụng Excel. Bộ phận IT được cấp kinh phí cứ thực hiện, người dùng thực tế (end users) nhận mail mời dùng thì cứ lờ tảng đi.

Covid-19 đã làm thay đổi hầu như tất cả. Đây là lúc nhiều công ty buộc phải ước, giá như mình đã chuyển đổi online sớm hơn. Và lý do thì đơn giản hơn bao giờ hết: sau khi đã chuyển đổi online thành công, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể hoạt động ngay cả trong những hoàn cảnh khắc nghiệt nhất của thị trường.

Hãy thử đặt chính mình vào hoàn cảnh vị trí của một người làm việc tri thức tại Atlanta hoặc Milan. Toàn thành phố đều đã bị phong tỏa, nhân viên không thể đến nơi làm việc. Nếu công ty của bạn đang hoạt động hầu hết qua giấy tờ chứng từ, nếu doanh thu của công ty phụ thuộc vào việc bạn và các nhân viên khác buộc phải có mặt tại nơi làm việc, chắc chắn công ty sẽ rơi vào khốn khó. Thực tế, như báo chí thường xuyên đưa tin những ngày gần đây, các ngành nghề gặp khó nhiều nhất là các ngành sản xuất - nơi công nhân bắt buộc phải đến xưởng & nhà máy để làm việc.

Nhưng những ngành nghề là đối tượng của việc chuyển đổi online lại không nhất thiết phải đối mặt với những giới hạn này của thị trường. Những công việc tri thức trước đây vốn được thực hiện trên giấy tờ, văn kiện, nay đều có thể thực hiện trên hệ thống đặt ở máy chủ công ty. Thay vì phải đến tận nơi và thao tác trực tiếp với giấy tờ, phải đi xin chữ ký, phải coi những buổi họp là kênh giao tiếp chính thống duy nhất, các công ty có thể tiếp tục vận hành bình thường khi nhân viên ngồi tại nhà, gõ phím và click chuột.

Những trở ngại phải nghĩ đến trước đây giờ trở nên vô nghĩa. Chi phí vận hành quá cao? Có thể, nhưng không chuyển đổi online thì công ty không thể hoạt động nữa. Những công việc phát sinh? Vẫn là cái giá quá nhỏ để giữ cho công ty bình ổn. Người dùng ngại sự thay đổi? Họ sẽ sớm nhận ra được rằng bị trừ lương, bị mất việc làm còn đáng lo ngại hơn. 

Thậm chí, giờ còn là lúc để nhiều người đưa ra quyết định chuyển đổi một cách quyết liệt. Như tôi đã đề cập ở phía trên, tình trạng chuyển đổi online nửa vời cho tới thời điểm hiện giờ vẫn còn khá nhiều: thay vì sử dụng các hệ thống tập trung để quản lý biểu đồ hay số lượng, người dùng ưa thích dùng Excel và/hoặc là gửi file qua email. Covid-19 ập đến, họ buộc phải hoàn toàn ở nhà, không còn khả năng có thể truy cập vào những cỗ máy được đặt tại nơi làm việc. Thế là, vì dịch bệnh xảy ra, họ buộc phải bỏ ra một khoản tiền lớn để mua PC rồi làm việc ở nhà.

Điều đó sẽ không phải diễn ra nếu như quy trình hoạt động của công ty đã được số hóa từ trước. Khi quy trình được online hóa lên đám mây, tất cả những gì mà người dùng cần chỉ là một thiết bị có màn hình vừa đủ lớn và trình duyệt. Một chiếc iPad hoặc máy tính bảng Android, những thiết bị thông minh đã thay thế PC truyền thống trong những năm gần đây, cũng hoàn toàn có thể làm được điều này. Thậm chí, cả TV thời đại IoT cũng có thể biến thành một chiếc máy làm việc - miễn là công ty của bạn đã chuyển đổi online từ sớm.

Đến cuối cùng, không phải tự nhiên vô cớ mà nhiều quốc gia trên thế giới cũng như chính phủ đã lên tiếng kêu gọi chuyển đổi online. Những trở ngại tuy là không thể tránh khỏi, nhưng những lợi ích quan trọng mà quá trình chuyển đổi quy trình này mang lại là không thể bàn cãi. Quan trọng hơn, đưa hoạt động lên đám mây là giải pháp tiên quyết để giúp cho các công ty có thể duy trì hoạt động ngay cả khi nhân viên không thể đến văn phòng hay nơi làm việc. Dịch bệnh Covid-19 diễn ra phức tạp, lệnh phong tỏa được cấp tại nhiều thành phố lớn trên toàn cầu, khuyến cáo các công ty cho phép nhân viên làm việc tại nhà... đã vô tình trở thành một trong những minh chứng rõ rệt nhất cho tính cấp thiết của hoạt động chuyển đổi online ngay hôm nay. 

Bài viết tham khảo :"Thông điệp cho doanh nghiệp: Hãy là những chú Tắc Kè Hoa"